Come organizzare riunioni efficaci

Riunioni e meeting possono essere uno strumento efficace ed indispensabile per la performance di un team come anche, e temo valga nella maggior parte dei casi, una dispendiosa ed inutile perdita di tempo.

Molto spesso il mio ruolo durante gli incontri mensili nelle aziende con cui lavoro consiste proprio nell’assicurare il corretto svolgimento della riunione garantendo uno scambio di opinioni e proposte sincero, appassionato e costruttivo.

Non è impresa facile! L’efficacia di una riunione è data da diversi fattori incluse le abilità specifiche nell’ottimizzarla dei singoli partecipanti (o di un eventuale facilitatore appositamente ingaggiato).

Pur premettendo che l’elenco non sarà esaustivo né sufficiente a garantirti il massimo dei risultati, voglio proporti una sorta di check-list da utilizzare in fase di organizzazione della riunione: una buona preparazione, infatti, può incidere positivamente su quello che sarà l’esito finale dell’incontro.

1. Stabilisci a priori il criterio che definirà il successo della riunione.

Cosa vuoi ottenere esattamente? Nuove idee? comportamenti e azioni diverse? alzare (o abbassare ) il morale dello staff? oppure avere persone attente e puntuali sarebbe già un buon risultato? In poche parole, cosa deve essere accaduto, entro la fine della riunione, per poterti far affermare con certezza “sì, è stata una riunione efficace“?
2. Trova un luogo adeguatamente isolato

Non serve necessariamente rinchiudersi in un eremo a svariati chilometri dal tuo ufficio (anche se in effetti è un valido aiuto): basta una stanza con una porta che possa rimanere chiusa e qualcuno incaricato di filtrare tutte le comunicazioni che potrebbero disturbare l’incontro. Assicurati che ogni partecipante comunichi chiaramente ai potenziali “disturbatori” di essere reperibile solo durante le pause.
3. Pianifica lunghe pause

Pause lunghe e regolari preannunciate all’inizio della riunione ti permetteranno di pretendere maggiore disciplina dai partecipanti: telefoni e computer devono rimanere spenti! Interrompendo ogni due ore circa l’incontro anche la persona più ansiogena e vincolata dall’operatività più fitta potrà sbrigare mail e telefonate nelle pause per poi concentrarsi nuovamente sulla riunione.

4. Assicurati che partecipino le persone giuste

In base all’argomento trattato valuta di volta in volta se coinvolgere qualche persona in più, magari perchè partecipa dirattamente nelle attività in oggetto o è molto preparata su un tema specifico. Vale anche il contrario: se pensando ai partecipanti previsti ti accorgi che qualcuno di loro non è minimamente coinvolto dagli argomenti all’ordine del giorno (se non per il fatto che lavora nella stessa azienda) liberalo da questa incombenza e mandagli semplicemente un resoconto fatto bene.

5. Comunica in modo chiaro e preciso gli obiettivi dell’incontro e l’ordine del giorno

Ti servirà per stabilire la gerarchia e la priorità degli argomenti, aiuta i partecipanti a focalizzare l’attenzione sui temi della riunione (soprattutto se comunicando l’ordine del giorno chiedi di preparare analisi o relazioni) e, stampato ed esposto durante la riunione, ti permetterà di riportare la discussione sui binari corretti qualora si divagasse.

Osservare queste indicazioni può creare le premesse per un meeting funzionale ed efficace; nella pratica ogni riunione è diversa dall’altra e rendere ciascun incontro un momento di valore richiede pratica ed esperienza.
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